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Segunda presentación pública

En ésta ocasión se seguirá un procedimiento similar al del final la Fase 1 cuando se programó una reunión de información y luego la segunda reunión pública.

Reunión de información final (briefing).

Esta reunión se realiza uno o dos días antes de la segunda reunión pública y es convocada por la entidad Gestora que invita a los representantes de organismos gubernamentales (gobernación – alcaldía), gremios o asociaciones del sector y universidades que apoyan la iniciativa de refuerzo a la competitividad. 

Es importante tener en cuenta que las instituciones invitadas a esta reunión de briefing de la Fase 2 deben ser las mismas que asistieron a la reunión de lanzamiento (reunión de Kick Off) al inicio de la Fase 1 y a la reunión de briefing previa a la primera reunión pública, esto se hace con el fin de mantener el hilo conductor de la estrategia de la Ruta Competitiva.

La reunión de briefing es tal vez la más importante. Su propósito es actualizar, por parte del equipo local de consultores, a la entidad Gestora e instituciones de apoyo, las cuales tienen que estar convencidas de promover el cambio en el clúster, de los avances conseguidos y de la forma en la que se va a realizar la segunda reunión pública de presentación de resultados de la Fase 2.

La ocasión sirve para confirmar, con las instituciones, la opción estratégica del clúster antes de ser expuesta a las empresas. Tenga presente que exponer una estrategia que no es conocida por las entidades puede originar desacuerdos y restar credibilidad al proyecto.

Los objetivos que se persiguen son:
  • Transmitir la información sobre el proyecto: El equipo local presenta las opciones estratégicas para el clúster y hará un debate sobre políticas públicas recomendando cómo han de actuar las instituciones para diseñar un entorno adecuado para el clúster.
  • Preparar a las instituciones para la presentación: Se debe explicar quiénes asistirán a la segunda presentación, cuáles son los mensajes principales que se quieren transmitir, las reacciones esperadas de los asistentes, etcétera.
  • Discurso de la entidad gestora y de las instituciones: Se decide quién abrirá y cerrará la presentación y qué será dicho.

El equipo local de consultores hará entrega a los asistentes de un documento breve con la descripción de lo que se espera acontezca en la presentación pública para que estén informados sobre el mensaje que se va a transmitir y cuáles las reacciones esperadas de los asistentes. Es importante dejar en claro que ante eventuales posiciones de prevención o crítica será el equipo de consultores el encargado de sortear la situación sin que los representantes de las instituciones se preocupen de intervenir, así se les mencione de forma directa.

Este documento contiene, a grandes rasgos, lo siguiente:

  • Mención del público que asistirá y su grado de relevancia.
  • Objetivo de la presentación resaltando los resultados de la segmentación estratégicas, el viaje de referencia, las opciones estratégicas identificadas y las áreas de mejora (ver: El análisis estratégico de una ruta competitiva).
  • Reacciones a las posibles objeciones y reacciones esperadas de diferentes actores para prever situaciones inesperadas.
  • Mensaje principal a transmitir sobre los desafíos y la necesidad de cambio de los actores del clúster.
  • Agenda de la reunión pública final.

Buena parte del éxito o fracaso de una Ruta Competitivas depende de la actitud y compromiso de la entidad Gestora y las instituciones de apoyo. Si ellas no creen en el proyecto y transmiten desconfianza, difícilmente habrá compromiso por los actores del clúster durante las fases subsiguientes. De ahí que la reunión de briefing está hecha para involucrar a las entidades a la iniciativa de refuerzo a la competitividad. 

Reunión de segunda presentación pública.

Si en la primera presentación el objetivo principal fue presentar el proyecto y algunos datos generales de la industria y el clúster, en la segunda presentación el equipo consultor pretende lo siguiente:

  • Presentar los problemas reales del clúster: Cuestionar el saber convencional de los actores locales y motivarlos al cambio.
  • Presentar las opciones estratégicas existentes.
  • Presentar los grupos de trabajo que serán creados para llevar a la práctica la visión de futuro.

Esta reunión durará de una a dos horas y tendrá, en términos generales, el siguiente orden:

  • Bienvenida. Se hace un saludo y una introducción de la economía regional, resaltando la importancia del clúster y la industria. Es el momento de llamar la atención de los asistentes sobre la importancia de los cambios que se están dando en el sector, resaltando la relevancia de tener una visión estratégica de futuro. Es la ocasión de motivar a los actores a reaccionar a los desafíos e incorporarse a las líneas de acción a ser presentadas.
  • Presentación. Esta presentación la hace el equipo local señalando que el mundo está cambiando y que de no hacerlo en el clúster los empresarios corren el riesgo de salir del mercado. Hay que dejar el mensaje que no es demasiado tarde para reaccionar. En este momento se procede a lanzar los proyectos piloto para mejorar el entorno del clúster y preparar a las empresas para el futuro. Al final el equipo de consultores presentará las líneas de acción y propondrá que los actores se unan en grupos de trabajo.
  • Preguntas y respuestas: A diferencia de la primera presentación, en esta oportunidad el equipo local dejará un espacio para el debate. En caso de que haya preguntas se responderá de forma firme y clara, defendiendo las ideas presentadas y corrigiendo si hubo interpretaciones equivocadas sin perder el control de la reunión.
  • Cierre por el cliente: Lo hace la entidad Gestora aportando algunos comentarios a manera de conclusión y motivando a las empresas a participar en el proyecto.
  • Refrigerio: Su propósito es proporcionar una charla informal entre los empresarios que debe ser aprovechada por el equipo local para obtener retroalimentación sobre la presentación.


Es normal que algunos de los asistentes lleguen a reaccionar de forma apasionada porque es difícil que cambien de visión después muchos años de estar en un determinado segmento de negocio, por lo que contar con algunos aliados convencidos del cambio durante los grupos de estrategia será de gran ayuda.

Así que uno de los objetivos de los grupos de estrategia es identificar y preparar a estos aliados.

Consultor en gestión de clúster.


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Jillur Rahman

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