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Primera presentación pública

Al final de cada fase de un Ruta Competitiva se realiza una presentación pública abierta a todos los actores del clúster, eventos de gran importancia para estimular el cambio entre ellos.

Reunión de información final (briefing).

Estas reuniones públicas vienen precedidas de una reunión de información final (reunión de briefing) de la fase que culmina y que se realiza uno o dos días antes. Es la entidad Gestora la que invita a la reunión pública a los representantes de organismos gubernamentales (gobernación – alcaldía), gremios o asociaciones del sector y universidades que apoyan la iniciativa de refuerzo a la competitividad.

Es importante tener en cuenta que las instituciones invitadas a la reunión de briefing deben ser las mismas que asistieron a la reunión de lanzamiento (reunión de Kick Off) al inicio de la Fase 1 en la que se expuso: objetivos, calendario, actividades y resultados esperados con la Ruta Competitiva.

La reunión de briefing es tal vez la más importante. Su propósito es actualizar, por parte del equipo local de consultores, a la entidad Gestora e instituciones de apoyo (son la entidades que tienen que estar convencidas de promover el cambio en el clúster) de los avances conseguidos y de la forma en la que se va a realizar la primera reunión pública de presentación de resultados de la Fase 1, entregándoles un documento con estos temas.

Los objetivos de la reunión son:

  • Transmitir la información acerca del proyecto: Se comunica lo que  se ha hecho, cómo fueron las reuniones y entrevistas, qué actores del clúster reaccionaron positiva (aliados) o negativamente (críticos). También se presenta el diagnóstico del clúster, sus potenciales y debilidades, así como los desafíos y demás aspectos relevantes.
  • Preparar a las entidades para la presentación: La idea es informar quiénes asistirán al evento, cuál es el mensaje que se quiere transmitir y cuál es la reacción esperada de los asistentes. Es como una sesión de preparación sobre lo que se espera de la reunión pública de entrega de resultados por lo que hay que decidir cómo se abrirá y cerrará esta reunión.

Buena parte del éxito o fracaso de una Ruta Competitivas depende de la actitud y compromiso de la entidad Gestora y las instituciones de apoyo. Si ellas no creen en el proyecto y transmiten desconfianza, difícilmente habrá seguimiento por los actores del clúster durante las fases subsiguientes. De ahí que la reunión de briefing está hecha para involucrar a las entidades a la iniciativa de refuerzo a la competitividad.

A los asistentes se les entregará los siguientes documentos:

  • Informe final (documento de briefing): Es un documento breve que contiene la descripción de lo que se espera acontezca en la presentación pública para que estén informados sobre el mensaje que se va a transmitir, cuáles son las reacciones esperadas de los asistentes. Es importante dejar en claro que ante eventuales posiciones de prevención o crítica será el equipo de consultores el encargado de sortear la situación sin que los representantes de las instituciones se preocupen de intervenir, así se les mencione de forma directa. Este documento contiene, a grandes rasgos, lo siguiente: (1), Mención del público que asistirá y su grado de relevancia; (2), objetivo de la presentación resaltando las ventajas de clúster y los desafíos encontrados; (3), mención a las posibles objeciones y reacciones esperadas de diferentes actores para prever situaciones inesperadas; (4), mensaje principal a transmitir sobre los desafíos y la necesidad de cambio de los actores del clúster; (5), agenda de la reunión pública final.
  • Lista de participantes.

Reunión de presentación pública

La primera reunión pública al final de la Fase 1 es un evento dirigido a los miembros del clúster (esta reunión no está abierta a periodistas) con los siguientes objetivos:

  • Hacer una introducción de la iniciativa de refuerzo a la competitividad a los actores (Se debe tener presentes que por las reuniones previas realizadas durante la Fase 1 algunos actores ya conocen al equipo de consultores y están enterados de los que se adelanta).
  • Establecer las bases del proyecto y animar a los presentes a participar de forma activa en las Fases 2 y 3.
  • Generar expectativa respecto a los resultados del proyecto.

Esta reunión dura aproximadamente dos horas y es orientada por el equipo local con la siguiente agenda general:

Introducción:

Bienvenida y presentación de apertura.
Introducción sucinta de la economía regional, resaltando lo importante que es el clúster para la industria.
Presentación de la Ruta Competitiva y por qué se está realizando.
Animar a los actores del clúster a que participen activamente.

Presentación de lo realizado

Presentar de forma sintética las actividades realizadas durante la primera fase dejando claramente expuesto el desafío que tiene el clúster y sus oportunidades y amenazas. Hay que dejar el mensaje de qué es lo que se requiere de la participación activa de los empresarios y de la necesidad de iniciar acciones en el ámbito sectorial que permitan avanzar hacia el reforzamiento de la competitividad de las empresas en el largo plazo.

Intervención de los asistentes y cierre.

Al final se dejará un espacio para que los asistentes expresen lo que piensan de los asuntos relevantes para la iniciativa de refuerzo a la competitividad. Debe quedar claro qué sigue en las Fases 2 y 3 con sus respectivas fechas de reunión para crear motivación en los presentes.

Consultor de gestión de clúster

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Jillur Rahman

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